取引先や顧客からの未払い金を円満に回収する方法

契約者や小規模事業者の場合、支払いは生計の要です。 顧客は時間通りの支払いに関して非常に渋ることが多く、実際に経験されたこともあるでしょう。事実、遅延支払いは期日通りの支払いよりも一般的であり、Business Wireによると、小規模事業者の支払いのうち、2019年末には62%、2020年には57%が遅れていました。

顧客との関係を損なわず、侮辱したり評判を傷つけたりせずに、しぶとい顧客から代金を回収する方法を学ぶことは極めて重要です。多くの顧客は遅延がデフォルトであり、関係を断つ余裕はないことを忘れないでください。

私たちSmartify Appsチームの経験に基づく具体的なアドバイスは以下の通りです。

相手の立場になって考える#

支払いが延滞している場合でも、冷静かつ客観的でいなければなりません。顧客を遠ざける最も早い方法は、挑発的になり電話やメールで要求を突きつけることです。深呼吸して、 相手の立場 から状況を分析しましょう。 忙しかったり、忘れていたり、経済的な問題に直面していたり、私生活で困難を抱えている可能性もあります。長期的な関係を築くためには、相手に少し余裕を与えることが大切です。

礼儀と品位をもって対応する#

できれば電話で、優しく思いやりのあるリマインドを行いましょう。事前に何を話すか練習しておくと効果的です。 優しさと理解を持ちながらも毅然とした態度を保ちます。状況を説明し、期日や期限が過ぎていることを明確に伝えます。個人的な批判や「なぜ払わなかったのか」という追及は避けましょう。 メールを送る場合は、夜に下書きし、翌朝読み返して感情的になっていないか確認してから送信します

期待を明確に伝える#

どのような手段を使う場合でも、必ず自分の期待を伝えます。 例えば「○日までにお支払いいただけると助かります」や「契約に基づき○○様からのお支払いをお待ちしています」といった表現です。相手の健康や近況を尋ね、質問があれば答える姿勢を示しましょう。あとは相手に判断のボールを渡し、対応の時間を与えます。

多くの人とコミュニケーションを取る#

1人だけでなく、可能な限り複数の関係者と話すようにしましょう。 企業相手なら、他の担当者とも連携します。遅延支払いの事実が複数人に知られることで、支払い担当者への圧力になり、遅延の抑止にもつながります。

早期リマインドの仕組みを作る#

ほとんどの人は毎月複数の支払いを抱えており、期日を見落とすことも珍しくありません。そのため、多くのサービス提供者は支払期日の1週間ほど前にリマインドを送ります。この方法は非攻撃的で、プロフェッショナルかつ効率的です。

柔軟な請求スケジュールの提案#

一部の顧客は、一度に大きな支払いをするのが難しく、複数回に分けた少額支払いを好みます。 また、月額プランではなく自分のペースで支払いたいという顧客もいます。 信頼でき、これまで期限通りに支払いをしてくれた顧客であれば、要望に合わせた 柔軟な支払いプラン を提案しましょう。

請求プロセスを自動化して効率化する#

Zenbusinessは請求プロセスを自動化するソフトウェアの利点を紹介しています。 まず第一に、集金の負担が軽減されます。支払いリンクを送るなどの細かい作業を手作業で行う必要がなくなります。 次に、遅延を防ぐために自動請求を設定できます。さらに、顧客に複数の支払い方法を提供できるため、たとえばワンクリックで好みの方法を選べれば、ほぼ確実に期日通りに支払われます。

作業を一時停止する#

丁寧なリマインドを何度か送っても支払いがない場合、そのプロジェクトを保留にすることを検討しましょう。 業務が重要であれば、顧客は不便を感じたり、時間や費用の損失を恐れたりします。遅延は相手の注意を喚起する十分な理由になります。

顧客を報いる#

前払いをしたり、長期間にわたって継続的に支払う顧客には、状況に応じて報酬を与えることができます。 たとえば携帯電話会社では、前払いした顧客に1か月分の無料サービスを提供する場合があります。 早期支払いの顧客には、商品やサービスの割引、特典ポイントなどを与える方法もあります。CSMでは革新的なインセンティブ制度を多数導入しています。

アメとムチの戦略を使う#

報酬と罰則を組み合わせる戦略は効果的です。 早期支払いを促すために、支払期限を過ぎると延滞料や利息が発生することを明確に伝えましょう。 定期的なリマインドを送る際は、延滞料の詳細を必ず記載します。

まとめ#

人は完璧ではありません。顧客と接するときは、現実的な期待を持ちましょう。 a href="https://due.com/blog/10-invoicing-terms-need-know/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">支払いポリシーを明確にし、礼儀正しく丁寧に接しながらも、しっかりとした境界線を設定してください。 脅迫や極端な警告よりも、謙虚で一貫したフォローの方が良い反応を得られます。

もちろん、何をしても支払いを拒む厄介な顧客に出会うこともあります。 その場合は、小額訴訟や債権回収会社など、法的手段を検討しましょう。 債権回収の知識や、成功している企業がどのように顧客を管理しているかを学ぶことは有益です。 堅固なプロセスを構築することで、長期的で持続可能かつ信頼できるビジネス運営につながります。

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